AdemenAfgelopen juni begeleidde ik de internationale Culture, Change & Leadership workshop in Zwolle. Met een groep van twaalf mensen uit acht landen deelde ik drie inspirerende dagen waarbij we oefenden met het WAT en HOE van organisatieverandering, maar ook met WIE…

Wat me weer opviel is onze neiging om controle te willen houden. Zelfs heel bewuste consultants vinden het niet altijd makkelijk om aanwezig te zijn in het moment en open te reageren op wat er ontstaat en gebeurt – als dat afwijkt van je eigen WAT: je aannames, eigen doelen en verwachtingen. Terwijl de ware magie van verandering juist hierin zit: “go with the flow” en het vertrouwen van het proces: het HOE. Maar om dat te kunnen laten gebeuren, moet je heel bewust zijn WIE je bent.
Als je hier niets van volgt – lees dan rustig door want ik leg het uit…!

Change Circle: in dialoog

Tijdens de workshop probeerden we in de praktijk te brengen wat ik bespreek in mijn boek. Dus niet alleen te praten-over, maar een echte casus te doen. We deden de cultuurmeting OCAI en vormden een Change Circle (ontwikkelcirkel) en oefenden dialoog: welke huidige cultuur kwam eruit de meting, welke zouden we nodig hebben voor een gewenste, succesvolle toekomst voor de organisatie uit de casus? De deelnemers waren ervaren, bewuste, sociaal-communicatieve consultants, heel open en enthousiast, en toch was het niet makkelijk om consensus te bereiken. Mensen willen dingen het liefst op hun eigen manier – en adviseurs zijn daarin net als alle anderen.

Verandering begeleiden vraagt een hoog ontwikkeld bewustzijn en alertheid. Je moet je bewust zijn van je eigen voorkeuren, doelen en gedrag. Zodra ik mijn eigen mening begin door te duwen (“Laten we concluderen dat deze organisatie micro-procedures moet afschaffen om innovatiever te worden”) – voelen de anderen de druk en duwen terug. Mijn voorkeur voor een oplossing, roept subtiel weerstand op bij de anderen. Ja-maar… Wat-als….

De vrije stroom van informatie en inspiratie die zo cruciaal is voor succesvolle verandering wordt onmiddellijk gehinderd door taal en gedrag dat niet neutraal en open is en anderen geen keuzes geeft. Er komt opeens emotionele lading bij, de veiligheid in de groep komt in het geding, verdedigingsmechanismen komen in werken: sommigen gaan in discussie over mijn voorgestelde oplossing, anderen trekken zich terug uit de groep en worden stil….

Go with the flow

Het is essentieel dat ik open blijf en volledig aanwezig en alert in het moment. Als begeleider van een Change Circle of dialoog-sessie heb ik geen voorkeur voor de ene uitkomst boven de andere. Ik moet mijn gehechtheid aan een bepaald resultaat loslaten, mijn verwachtingen bewust buiten de deur laten en zo goed mogelijk observeren wat er werkelijk gebeurt in de groep, op dit moment, zichtbaar in de verbale en non-verbale communicatie en daar adequaat op reageren; tijdig en respectvol, waardoor ik een veilige ruimte creëer voor de groep om bij te dragen aan de vrije stroom: de stroom van informatie, energie en inspiratie op gang te houden zonder dat mensen gaan duwen, domineren, discussiëren of zich juist distantiëren. Alleen zo ontstaat er waarlijk consensus en de collectieve wil om de ideeën om te zetten in actie. Van woorden naar daden, waarbij mensen zich zelf eigenaar voelen van de oplossing en besluiten, en daarvoor verantwoordelijkheid nemen. Dat is een heel subtiel proces. Niet duwen en trekken, maar een vruchtbare stroom laten ontstaan die als “vanzelf” door de hele groep wordt meegenomen.

Het interessante is dat we het vaak moeilijk vinden om zover los te laten en dit proces te vertrouwen. Hoe kunnen we ons verlaten op zoiets vaags, dat je niet kunt noteren in een Excel sheet? We kunnen niet zomaar wat ouwehoeren in een Change Circle of verander-workshop! We hebben resultaten nodig voor vijf uur…!

Maar juist die druk blokkeert. Terwijl dit essentieel is: een goed proces leidt tot goede uitkomsten. Een slecht proces, waarbij er onderdrukking is, angst, verdediging, sociaal-wenselijke antwoorden of het achterhouden van informatie – leidt tot slechte uitkomsten. Papieren tijgers of erger.

Om een goed proces te faciliteren als begeleider moet je het WAT even loslaten en je concentreren op het HOE in de groep die de veranderingsvoorstellen onderzoekt en bespreekt in dialoog. En vooral ook op de WIE. De WIE, de begeleider en de groepsdeelnemers, creëren samen het HOE en dat proces bepaalt de kwaliteit van de uitkomsten, acties en oplossingen: het WAT.

WIE we zijn

Hoe zitten die WIE er bij? De mensen in het proces moeten goed alert en aanwezig zijn, open, en bereid om absolute controle los te laten. Anders gaat er helemaal niets stromen en komt er niets in beweging. We mogen onze arrogantie thuislaten (Ik weet het beter, want…) en onze resultaatgerichtheid en controledwang (Ik wil 3 actiepunten hebben voor de lunch). Misschien krijgen we dat niet af, maar ontdekken we in onze open dialoog door het rustig onderzoeken van bezwaren net dat essentiële verschil dat het verschil maakt in dit typische, unieke veranderingsproces – iets wat we kunnen voorkomen – iets wat we beter kunnen doen. ALS we tenminste het proces durven vertrouwen. Dus horloges af, mobiele telefoons weg en kijken wat er komt…

Dat vertrouwen vraagt iets van de WIE, de mensen die het proces samen doen. Het vraagt om te beginnen overtuigingskracht omdat cliënten vaak een planning willen: wat hebben we af als we om vijf uur naar huis gaan? Waar zijn we over zes maanden? Leg maar eens uit dat je een brug bouwt terwijl je erover loopt. Het op gang brengen en begeleiden van verandering, zeker cultuurverandering die mensen, betekenissen, waarden en dagelijkse gewoontes raakt, is puur proceswerk. Zelfs als we het in een duidelijk kader plaatsen met wat mooie diagnose-instrumenten en een analytische aanpak – dan nog is er geen 100% controle. Het is geen ontwerp, maar ontwikkeling. Het is geen aankomst, maar een reis. Het is geen wat, maar hoe.

Degene die verandering begeleidt, de WIE (de leidinggevende, de directeur, de consultant, de HR-manager) maakt het verschil voor het veranderingsproces, het HOE, en beïnvloedt daarmee ook de uitkomst, het WAT.

Neiging om vast te houden

Tijdens de consultant’s workshop zag ik weer onze neiging om vast te houden aan de planning, het kader, de structuur en onze eigen kijk op de zaak. Iedereen heeft wel zo’n onderwerp of moment waarop hij of zij gelooft dat ze gelijk hebben en dat alle anderen net zo zouden moeten denken als wij! “Ik heb gelijk! Het is gewoon zo! Zie je dan niet hoe logisch het is dat….”
We proberen de planning te halen (waarmee we een belangrijke vraag te vroeg afkappen). We denken aan het doel, waardoor we niet goed waarnemen in het moment en missen dat iemand zich terugtrekt uit het groepsproces. We gaan op in onze eigen gedachten en verliezen contact met de werkelijkheid, dit moment, de sfeer in de groep, de energie of het gebrek daaraan, het kantelpunt waarop mensen sociaal-wenselijk ja zeggen omdat ze moe worden en het zat zijn. We duwen net iets te hard door tegen de tijd dat we onze trein willen halen – waarmee we beleefde gehoorzaamheid belonen en weer zo’n veranderingsplan scheppen dat er op papier goed uitziet – maar dat nét dat sprankje leven mist.

Een kleine oefening kan je al helpen om terug te keren in de werkelijkheid en waar te nemen wat er hier en nu gebeurt, in plaats van af te dwalen in je eigen mentale wereld. Je lichaam is je fysieke ankerpunt in de werkelijkheid op aarde; dat kun je altijd gebruiken om terug te keren. Daarmee word je een betere consultant, ook in organisatieverandering!

WIE we zijn als begeleiders en leiders, maakt uit voor het HOE, het proces en dus het WAT, de uitkomst. Ben je aanwezig in je lijf? Het lichaam is het instrument om je meer bewust te zijn en signalen op te pikken wat er gebeurt in een ruimte of groep. Je lichaam is waarmee je zichtbaar bent voor anderen en contact maakt. Het communiceert altijd, non-verbaal, door houding en gedrag en gezichtsuitdrukking. Het is er tijdens iedere groepsbespreking en maakt verschil…

Ademcheck: ben je er nog?

Het voelt onwennig om iets met je lichaam te doen omdat we dat niet geleerd hebben. We gebruiken ons lichaam meestal om ons brein met onze mentale capaciteiten naar het werk te brengen. Maar we kunnen het ook gebruiken om af te stemmen op de werkelijkheid en de energie van een groep. Dat kan heel simpel. Ontspan je en adem drie keer rustig en bewust uit. Laat de adem gewoon naar buiten stromen.

Je laat bewust los (gedachten, verwachtingen, enz) en word je bewust van hoe je lichaam voelt. Door het uitademen kalmeer je het zenuwstelsel en kun je open en alert worden voor indrukken van buitenaf.

Tijdens de workshop oefenden we dit. We hebben allemaal een lichaam dat ademt – maar we doen het vaak niet bewust. Het wel doen, was onwennig. Sommige deelnemers aarzelden, anderen geneerden zich. Sommigen willen niet voelen wat ze voelen – maar als je dat wel doet, word je bewuster van jezelf. Daarmee kom je bij je eigen kracht en de WIE jij bent – en dat beïnvloedt het proces dat jij begeleidt, hoe authentiek en vol vertrouwen en open en alert jij daar staat – en dat bepaalt uiteindelijk mede de resultaten van verandering.

Dat betekent wel enige controle loslaten en soms sociale normen (“Wat staan we hier nou drie keer in een groep te ademen?!”). Het is een oefening in verandering op zich, als je dit niet gewend bent. Voel je weerstand maar eens, je bezwaren. Doe dit maar eens serieus met de Raad van Bestuur, of volgende maandag met het MT. “Ja hallo – hier zijn we niet voor aangenomen!” Of wel? Hoe zou het zijn om meer jezelf te zijn, beter in contact met jezelf en de anderen, het groepsproces, het HOE? Dat begint met meer bewustzijn en openheid. En daarvoor hebben we ons lichaam, ons brein en onze adem nodig. Moeilijker is het niet.

Voor ons consultants was dit een leerzame, kleine oefening. Dus check regelmatig of je “er” nog bent: in je lichaam, in contact met wat er nu gebeurt in de groep die jij begeleidt.

Dit maakt het verschil in het begeleiden van positieve verandering die ditmaal wel lukt – omdat iedereen echt aanwezig en betrokken was…. Het kan wel. Als wij beginnen! Dus blijf werken aan de WIE, HOE en WAT van verandering.

Marcella Bremer

PS: De volgende workshop is in Zwolle: 24-26 november.
PS 2: Wil je ons HR bonuspakket ontvangen met een essay over organisatieverandering, kans om mijn boek te winnen en korting op de workshop Culture Change Leadership? Klik dan hier. Deze aanbieding geldt slechts tijdelijk.